Aumente sua produtividade com dicas incríveis de Excel

Às vezes, o Excel parece bom demais para ser verdade. Basta inserir uma fórmula, e quase qualquer tarefa feita à mão pode passar a ser feita automaticamente. Por isso, reunimos aqui dicas de Excel que ajudam a levar sua planilha para o próximo nível, sem exigir conhecimento avançado.

Precisa mesclar duas planilhas com dados semelhantes? O Excel consegue fazer isso. Precisa fazer contas simples? Também consegue. Além disso, se for preciso combinar informações de várias células, a ferramenta dá conta disso sem esforço.

Neste post, você vai ver as melhores dicas de Excel, truques e atalhos que pode usar agora mesmo. Portanto, não é preciso ser especialista para aplicar a maioria deles.

O que é o Excel?

O Microsoft Excel é um software poderoso para visualizar e analisar dados. Ele usa planilhas para armazenar, organizar e acompanhar conjuntos de informações, com apoio de fórmulas e funções. Por exemplo, profissionais de marketing, contadores, analistas de dados e muitas outras pessoas o usam no dia a dia.

Além disso, o Excel faz parte do pacote Microsoft Office. Entre as alternativas mais conhecidas, porém, estão o Google Sheets e o Numbers.

Para que serve o Excel?

O Excel serve para armazenar, analisar e relatar grandes volumes de dados. Equipes de contabilidade costumam usá-lo para análises financeiras. Mesmo assim, qualquer profissional pode aplicá-lo para organizar listas longas e difíceis de manejar. Entre os exemplos de uso estão balanços, orçamentos e calendários editoriais.

Uso principal: documentos financeiros

Principalmente, o Excel se destaca na criação de documentos financeiros, graças à sua capacidade de cálculo. Por isso, ele é comum em escritórios e equipes de contabilidade, pois mostra somas, médias e totais automaticamente. Assim, os contadores conseguem entender os números de um negócio com facilidade.

Uso além da contabilidade

Embora a ferramenta seja conhecida pelo uso contábil, profissionais de qualquer área podem tirar proveito dela, sobretudo os de marketing, já que serve para acompanhar qualquer tipo de dado. Além disso, o programa evita horas de contagem manual de células ou de cópia de números de desempenho. Por fim, quase sempre existe um atalho ou uma solução rápida que acelera o trabalho.

Noções básicas do Excel

Se você está começando agora, vale conhecer alguns comandos básicos. Assim, eles formam a base para usar recursos mais avançados depois. Entre eles estão:

• Primeiro, criar uma nova planilha do zero.
• Depois, fazer cálculos básicos, como somar, subtrair, multiplicar e dividir.
• Também escrever e formatar textos e títulos de colunas.
• Além disso, usar o preenchimento automático.
• Ainda adicionar ou excluir colunas, linhas e planilhas. (Mais adiante, mostramos como inserir várias colunas e linhas de uma vez.)
• Em seguida, manter os títulos de colunas e linhas visíveis enquanto você rola a planilha, para saber qual dado está preenchendo.
• Por fim, organizar os dados em ordem alfabética.

Vamos explorar alguns desses comandos com mais profundidade. Primeiro, veja por que o preenchimento automático é tão importante.

Por que o preenchimento automático é importante?

Se você já tem alguma experiência com o Excel, provavelmente conhece esse truque. Ainda assim, vale revisá-lo. O preenchimento automático permite preencher células vizinhas rapidamente com diferentes tipos de dados, como valores, sequências e fórmulas.

Existem vários jeitos de usar esse recurso, e a alça de preenchimento está entre os mais simples. Primeiro, selecione as células de origem. Depois, localize a alça no canto inferior direito da célula e arraste-a sobre as células que deseja preencher. Como alternativa, dê dois cliques para preencher automaticamente.

Como classificar uma lista

Da mesma forma, a classificação é um recurso essencial para organizar dados. Às vezes, você recebe uma lista sem nenhuma ordem, como uma exportação de contatos de marketing ou de postagens de blog. Nesse caso, a classificação coloca tudo em ordem alfabética em poucos cliques.

Para isso, clique em qualquer dado da coluna que deseja classificar. Depois, abra a guia “Dados” na barra de ferramentas e procure a opção “Classificar”. Se o “A” estiver em cima do “Z”, basta clicar uma vez para ordenar de A a Z. Se o “Z” estiver em cima, clique duas vezes. Por outro lado, quando o “A” está no topo, a lista fica em ordem alfabética crescente, e quando o “Z” está no topo, a ordem é decrescente.

Vamos explorar, a seguir, os fundamentos do Excel e alguns recursos mais avançados.

Como usar o Excel na prática

Para usar o Excel, basta inserir os dados em linhas e colunas. Depois, você aplica fórmulas e funções para transformar esses dados em informações úteis.

Antes de ver as fórmulas e funções mais importantes, vale conhecer os tipos de documentos que você pode criar com o programa. Assim, fica mais claro como aplicá-lo no seu dia a dia.

Documentos que você pode criar no Excel

Não tem certeza de como usar o Excel na sua equipe? Veja alguns documentos que podem ser criados com ele:

• Demonstrações de resultado: uma planilha permite acompanhar as vendas e a saúde financeira de uma empresa.
• Balanços: estão entre os documentos mais comuns feitos no Excel, pois dão uma visão geral da situação financeira de uma empresa.
• Calendários: também é possível montar um calendário mensal para acompanhar eventos e outras datas importantes.

Documentos para marketing

Para profissionais de marketing, também existem documentos específicos. Por exemplo, o Excel é uma boa ferramenta para controlar o orçamento, acompanhando as verbas e os gastos.

• Orçamentos de marketing: o Excel ajuda a controlar verbas e gastos, do planejamento ao fechamento do mês.
• Relatórios de marketing: se você não usa uma ferramenta como o Marketing Hub, um painel no Excel pode reunir todos os seus relatórios em um só lugar.
• Calendários editoriais: dá para montar um calendário de conteúdo em abas. Assim, fica fácil acompanhar a produção em períodos personalizados.
• Calculadoras de tráfego e leads: graças à sua capacidade de cálculo, o Excel serve para criar calculadoras de todo tipo, inclusive para acompanhar leads e tráfego.

Fórmulas e funções do Excel

Para trabalhar com mais eficiência e deixar de lado tarefas manuais e repetitivas, algumas fórmulas e funções são indispensáveis. Veja a seguir as principais.

Fórmulas do Excel

Há uma enorme variedade de fórmulas, e isso pode assustar quem está começando. Por isso, as fórmulas abaixo são um bom ponto de partida, sem tornar o aprendizado complicado demais.

• Sinal de igual: primeiro, antes de qualquer fórmula, digite um sinal de igual (=) na célula onde o resultado deve aparecer.
• Adição: para somar os valores de duas ou mais células, use o sinal +. Por exemplo: =C5+D3.
• Subtração: para subtrair valores, use o sinal –. Por exemplo: =C5-D3.
• Multiplicação: para multiplicar, use o sinal *. Por exemplo: =C5*D3.
• Divisão: para dividir, use o sinal /. Por exemplo: =C5/D3.

Combinando essas operações, você pode criar uma fórmula que soma, subtrai, multiplica e divide em uma única célula. Por exemplo: =(C5-D3)/((A5+B6)*3).

Em fórmulas mais complexas, use parênteses para controlar a ordem das operações e evitar erros, já que o Excel segue a regra de precedência (PEMDAS). Além disso, lembre-se de que você pode usar números simples dentro das fórmulas.

Funções do Excel

As funções automatizam tarefas que, de outra forma, exigiriam uma fórmula longa. Por exemplo, em vez de usar o sinal + para somar um intervalo de células, você usa a função SOMA. Veja, a seguir, algumas funções que ajudam a automatizar cálculos e tarefas.

• SUM (SOMA): soma automaticamente um intervalo de células ou números. Para isso, basta informar a célula inicial e a final, separadas por dois pontos: SUM(Cell1:Cell2). Por exemplo: =SOMA(C5:C30).
• AVERAGE (MÉDIA): calcula a média dos valores de um intervalo. Assim, a sintaxe segue o mesmo modelo da SOMA: AVERAGE(Cell1:Cell2). Por exemplo: =MÉDIA(C5:C30).
• IF (SE): retorna valores com base em um teste lógico. A sintaxe é: IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]). Por exemplo: =SE(A2>B2;“Acima do orçamento”;“OK”).
• VLOOKUP (PROCV): ajuda a pesquisar qualquer informação nas linhas da planilha. Então, a sintaxe é: VLOOKUP(lookup value, table array, column number, Approximate match (TRUE) or Exact match (FALSE)). Por exemplo: =PROCV([@Advogado];tbl_Advogados;4;FALSO).
• INDEX (ÍNDICE): retorna um valor dentro de um intervalo. A sintaxe é: INDEX(array, row_num, [column_num]).
• MATCH (CORRESP): localiza um item em um intervalo e devolve a posição dele. Além disso, costuma ser usada junto com a função ÍNDICE. A sintaxe é: MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]).
• COUNTIF (CONT.SE): conta quantas células atendem a um critério ou contêm um valor específico. Dessa forma, a sintaxe é: CONT.SE(intervalo; critérios). Por exemplo: =CONT.SE(A2:A5;“Londres”).

Pronto para entrar no assunto principal? Então vamos lá. E, para os fãs de Harry Potter, aqui vai um exemplo com a turma de Hogwarts.

Dicas de Excel para usar no dia a dia

A seguir estão as dicas de Excel que mais fazem diferença na rotina. Elas vão do básico ao intermediário e podem ser testadas em qualquer planilha.

1. Use tabelas dinâmicas para reconhecer e entender os dados.
2. Depois, adicione mais de uma linha ou coluna de uma vez.
3. Também use filtros para simplificar seus dados.
4. Além disso, remova pontos ou conjuntos de dados duplicados.
5. Em seguida, transponha linhas em colunas.
6. Divida informações de texto entre colunas.
7. Use fórmulas simples para cálculos rápidos.
8. Então, obtenha a média dos números das células.
9. Use a formatação condicional para mudar a cor das células automaticamente.
10. Também use a fórmula SE para automatizar certas funções.
11. Por fim, use cifrões para manter a fórmula de uma célula fixa, mesmo quando ela é movida.
12. Use a função PROCV para trazer dados de uma planilha para outra.
13. Além disso, use as fórmulas ÍNDICE e CORRESP para extrair dados de colunas em qualquer posição.
14. Depois, use a função CONT.SE para contar palavras ou números em qualquer intervalo.
15. Combine células usando o e comercial (&).
16. Também adicione caixas de seleção.
17. Crie hiperlinks em células para sites.
18. Em seguida, adicione menus suspensos.
19. Por fim, use o pincel de formatação.

Observação: os GIFs e as imagens são de uma versão anterior do Excel. Quando necessário, as instruções foram atualizadas para as versões mais recentes e antigas do programa.

Passo a passo das dicas

A partir daqui, cada dica ganha sua explicação e, quando ajuda, um exemplo visual. Assim, você pode testar cada técnica em uma planilha própria sem pressa.

1. Use tabelas dinâmicas para reconhecer e entender os dados

As tabelas dinâmicas reorganizam os dados de uma planilha. Elas não alteram as informações originais, mas conseguem somar valores e comparar diferentes dados, de acordo com o que você precisa ver.

Vamos a um exemplo. Imagine que você queira saber quantos alunos há em cada casa de Hogwarts. Pode parecer que há poucos dados, mas, em conjuntos maiores, essa técnica faz muita diferença.

Para criar a tabela dinâmica, vá em Dados > Tabela Dinâmica. Nas versões mais recentes, o caminho é Inserir > Tabela Dinâmica. Em seguida, o Excel preenche a tabela automaticamente, mas você sempre pode mudar a organização dos dados. Há quatro áreas para escolher:

• Filtro de relatório: mostra apenas determinadas linhas do conjunto. Por exemplo, para ver só os alunos da Grifinória, basta filtrar por casa.
• Rótulos de coluna: são os cabeçalhos do conjunto de dados.
• Rótulos de linha: são as linhas do conjunto. Tanto os rótulos de linha quanto os de coluna podem vir das suas colunas. Ou seja, você decide como quer ver os dados.
• Valores: permitem ver os dados de outra forma. Em vez de apenas exibir um número, você pode somar, contar, calcular a média, o máximo, o mínimo e outras operações. Por padrão, ao arrastar um campo para Valores, o Excel faz uma contagem.

No nosso exemplo, para contar os alunos de cada casa, arrastamos a coluna Casa para os Rótulos de Linha e também para os Valores. Assim, o Excel resume quantos alunos há em cada casa.

2. Adicione mais de uma linha ou coluna de uma vez

Conforme você trabalha com os dados, é comum precisar de mais linhas e colunas. Às vezes, são centenas de linhas, e inserir uma por uma seria cansativo. Felizmente, existe um jeito mais rápido.

Para inserir várias linhas ou colunas, selecione o mesmo número de linhas ou colunas que já existem e que você quer adicionar. Depois, clique com o botão direito e escolha “Inserir”.

No exemplo abaixo, queremos acrescentar três linhas. Ao selecionar três linhas e clicar em inserir, o Excel cria três linhas em branco de uma vez só.

3. Use filtros para simplificar seus dados

Ao analisar conjuntos muito grandes, normalmente não é preciso ver todas as linhas ao mesmo tempo. Em muitos casos, você só quer enxergar os dados que se encaixam em determinados critérios.

É para isso que existem os filtros. Eles reduzem a planilha para mostrar apenas algumas linhas por vez. Além disso, você pode aplicar um filtro em cada coluna e escolher quais valores deseja visualizar.

Veja o exemplo abaixo. Para adicionar um filtro, clique na guia Dados e selecione “Filtro”. Depois, use a seta ao lado dos cabeçalhos para escolher a ordem crescente ou decrescente e as linhas específicas que quer exibir.

No exemplo de Harry Potter, suponha que você queira ver só os alunos da Grifinória. Ao marcar o filtro Grifinória, as demais linhas somem da tela.

Dica profissional: quando um filtro estiver ativo, copie e cole os valores em outra planilha para fazer análises adicionais sem mexer nos dados originais.

4. Remova pontos ou conjuntos de dados duplicados

Conjuntos maiores costumam ter informações repetidas. Você pode, por exemplo, ter vários contatos de uma mesma empresa e querer saber apenas quantas empresas existem. Nesses casos, remover duplicatas é muito útil.

Para isso, selecione a linha ou coluna em que deseja eliminar repetições. Depois, vá à guia Dados e escolha “Remover duplicatas” (nas versões mais antigas, a opção fica no grupo Ferramentas). Em seguida, uma janela pede para confirmar quais dados considerar. Clique em “Remover duplicatas” para concluir.

Você também pode remover linhas inteiras com base em um valor de coluna repetido. Assim, se houver três linhas com os dados do mesmo aluno e você quiser manter apenas uma, basta selecionar o conjunto e remover duplicatas com base no e-mail. Dessa forma, a lista final terá apenas nomes únicos.

5. Transponha linhas em colunas

Às vezes, os dados estão organizados em linhas, mas seria mais útil vê-los em colunas (ou o contrário). Copiar e colar cada item manualmente levaria muito tempo. Por isso, o recurso de transposição faz essa troca em um único passo.

Comece selecionando a linha que deseja transpor. Clique com o botão direito e escolha “Copiar”. Depois, selecione a célula onde a nova organização deve começar. Em seguida, clique com o botão direito nela e escolha “Colar especial”. Na janela que aparece, marque a opção de transpor e clique em OK. Pronto: as linhas viram colunas, ou o contrário.

Nas versões mais recentes do Excel, em vez de uma janela, aparece um menu suspenso com a mesma opção.

6. Divida informações de texto entre colunas

E se você quiser separar o conteúdo de uma célula em duas? Por exemplo, pode extrair o nome de uma empresa a partir do endereço de e-mail. Ou então separar o nome completo de alguém em nome e sobrenome para uma campanha de e-mail marketing.

Passo a passo do texto para colunas

Com o Excel, as duas tarefas são simples. Primeiro, selecione a coluna que deseja dividir. Depois, vá à guia Dados e escolha “Texto para colunas”. Em seguida, uma janela com instruções vai se abrir.

Nela, você precisa escolher entre “Delimitado” e “Largura fixa”. O modo delimitado separa o texto com base em caracteres como vírgulas, espaços ou tabulações. Já a largura fixa divide o texto em posições exatas, iguais em todas as linhas.

No exemplo a seguir, escolhemos “Delimitado”, para separar o nome completo em nome e sobrenome. Em seguida, é preciso definir o delimitador. Pode ser tabulação, ponto e vírgula, vírgula, espaço ou outro caractere, como o “@” de um endereço de e-mail. Aqui, usaremos o espaço. Então, o Excel mostra uma prévia de como ficarão as novas colunas.

Quando a prévia estiver certa, clique em “Avançar”. Nessa etapa, você pode escolher formatos avançados, se quiser. Por fim, clique em “Concluir”.

7. Use fórmulas para cálculos simples

O Excel não serve apenas para cálculos complexos. Ele também faz contas simples com qualquer dado da planilha, como somar, subtrair, multiplicar ou dividir.

• Para somar, use o sinal +.
• Da mesma forma, para subtrair, use o sinal -.
• Para multiplicar, use o sinal *.
• Por fim, para dividir, use o sinal /.

Os parênteses ajudam a definir quais cálculos acontecem primeiro. No exemplo abaixo, (10+10*10) multiplica o segundo e o terceiro 10 antes de somar o primeiro. Já (10+10)*10 soma os dois primeiros 10 antes de multiplicar o resultado.

8. Obtenha a média dos números das células

Se você precisa da média de um conjunto de números, use a fórmula =AVERAGE(Cell1:Cell2). Por outro lado, para somar uma coluna inteira de valores, use =SUM(Cell1:Cell2).

9. Use a formatação condicional para mudar a cor das células automaticamente

A formatação condicional muda a cor de uma célula de acordo com o conteúdo dela. Assim, você pode destacar valores acima da média ou os 10% mais altos da planilha. Também é possível colorir linhas com informações repetidas. Com isso, esse recurso ajuda a enxergar rapidamente o que é importante.

Para começar, selecione o grupo de células. Depois, escolha “Formatação condicional” na guia Página Inicial e aplique a regra desejada no menu suspenso. Se quiser algo diferente, também é possível criar a sua própria regra. Ao final, clique em “OK” e veja o resultado aparecer automaticamente.

10. Use a fórmula SE para automatizar certas funções

Muitas vezes, não queremos apenas contar valores. Queremos, na verdade, inserir uma informação diferente na célula quando existir uma condição correspondente.

Por exemplo, suponha que cada aluno da Grifinória deva receber dez pontos. Em vez de digitar 10 manualmente ao lado de cada nome, a fórmula SE resolve: se o aluno estiver na Grifinória, a célula recebe dez pontos.

A fórmula é: IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Veja o exemplo: =SE(D2=“Gryffindor”;“10”;“0”)

Em termos gerais, a fórmula diz: SE(teste lógico; valor se verdadeiro; valor se falso). Vamos detalhar cada parte.

• Logical_Test: é a parte “SE” da instrução. Aqui, o teste é D2=“Gryffindor”, ou seja, verificar se a célula indica Grifinória. Além disso, coloque o nome da casa entre aspas.
• Value_if_True: é o resultado quando o teste é verdadeiro. Neste caso, “10”, para indicar que o aluno ganhou os pontos. Use aspas só se quiser que o resultado seja texto, e não número.
• Value_if_False: é o resultado quando o teste é falso. Assim, para os alunos de outras casas, a célula mostra “0”. Use aspas só se o resultado precisar ser texto.

Nota: no exemplo acima, os dez pontos foram gravados entre aspas, então viram texto. Por isso, se depois você quiser somar o total de pontos, o Excel não conseguirá, porque os valores não são números. Para evitar isso, digite os números sem aspas quando eles forem usados em contas.

Encadeando condições

O verdadeiro poder da função SE aparece quando você encadeia várias condições, ou seja, aninha uma SE dentro de outra. Assim, é possível definir várias regras, obter resultados mais específicos e organizar os dados em partes mais fáceis de gerenciar.

Os intervalos são uma forma de segmentar dados para análises melhores. Por exemplo, você pode separar valores em faixas: até 10, de 11 a 50 ou de 51 a 100. Veja como fica na prática:

=SE(B3<11;“10 ou menos”;SE(B3<51;“11 a 50”;SE(B3<100;“51 a 100”)))

Pode levar algumas tentativas até pegar o jeito. Depois de praticar, porém, as fórmulas SE se tornam uma das ferramentas mais úteis do Excel.

11. Use cifrões para manter a fórmula de uma célula fixa

Você já viu um cifrão em uma fórmula do Excel? Nesse contexto, ele não representa dólar. Na verdade, serve para fixar a coluna e a linha de uma referência, mesmo que a fórmula seja copiada para outras linhas ou colunas.

Uma referência de célula, como a célula A5 vista a partir da célula C5, é relativa por padrão. Ou seja, ela considera a posição em relação à célula onde a fórmula está. Por isso, quando você copia uma fórmula relativa, as referências se ajustam ao novo local. Às vezes, porém, queremos que os valores permaneçam os mesmos, não importa para onde a fórmula seja levada. Para isso, transformamos a referência em absoluta.

Para mudar a fórmula relativa (=A5+C5) para uma fórmula absoluta, coloque cifrões antes da letra da coluna e do número da linha: (=$A$5+$C$5). Se quiser mais detalhes, a página de suporte da Microsoft explica como alternar entre referências relativas, absolutas e mistas (neste link).

12. Use a função PROCV para trazer dados de uma planilha para outra

Você já precisou juntar dois conjuntos de dados que estão em planilhas diferentes, em um único lugar?

Por exemplo, uma planilha pode ter nomes de pessoas com seus e-mails, e outra, os mesmos e-mails com o nome da empresa de cada uma. O objetivo é reunir nomes, e-mails e empresas em um único lugar.

Esse tipo de cruzamento é comum, e, nesses casos, a PROCV costuma ser a fórmula mais prática.

Antes de começar

Antes de usá-la, confirme que existe pelo menos uma coluna idêntica nos dois lugares. Além disso, revise os dados para garantir que a coluna usada para cruzar as informações esteja exatamente igual, inclusive sem espaços extras.

Como montar a fórmula

A estrutura da fórmula é: =VLOOKUP(valor de pesquisa; matriz da tabela; número da coluna; correspondência aproximada (VERDADEIRO) ou correspondência exata (FALSO))

Com as variáveis do nosso exemplo, ela fica assim: =VLOOKUP(C2;Sheet2!A:B;2;FALSE)

O que cada parte da fórmula faz

Essa fórmula combina as informações da Planilha 1 e da Planilha 2 na Planilha 1. Veja o papel de cada parte:

• Valor de pesquisa: é o valor idêntico que existe nas duas planilhas. Primeiro, escolha o primeiro valor da planilha de origem. No exemplo, é o primeiro e-mail da lista, ou seja, a célula C2.
• Matriz da tabela: é o intervalo de colunas da Planilha 2 de onde os dados serão extraídos. Ele inclui a coluna com os valores idênticos (os e-mails, no exemplo) e a coluna com a informação que queremos copiar. No nosso caso, “Sheet2!A:B”. A letra “A” é a coluna onde estão os e-mails na Planilha 2. Já a letra “B” é a coluna com a informação que só existe na Planilha 2 e que queremos trazer para a Planilha 1.
• Número da coluna: indica em qual coluna do intervalo está o dado que queremos copiar. No exemplo, é a coluna “Casa”, que é a segunda do intervalo. Por isso, o número é 2. Se houver mais colunas, basta ajustar o número. Por exemplo, se a Planilha 2 tiver três colunas (E-mail, Idade e Casa) e você quiser trazer a Casa, use um 3 e amplie o intervalo até a coluna C: =VLOOKUP(C2;Sheet2!A:C;3;FALSE).
• Correspondência aproximada (TRUE) ou exata (FALSE): use FALSE para aceitar apenas valores exatamente iguais. Por outro lado, com TRUE, a função aceita correspondências aproximadas.

Exemplo com imagem

No exemplo abaixo, as duas planilhas trazem informações diferentes sobre as mesmas pessoas, e o elo entre elas são os e-mails. Queremos juntar os dados para que a casa de cada pessoa, presente na Planilha 2, apareça na Planilha 1.

Ao digitar a fórmula =VLOOKUP(C2;Sheet2!A:B;2;FALSE), todos os dados de casa são trazidos para a Planilha 1.

Limitação da PROCV

A PROCV tem uma limitação: só consegue buscar valores que estão à direita da coluna de pesquisa. Por isso, algumas pessoas preferem as funções ÍNDICE e CORRESP.

13. Use as funções ÍNDICE e CORRESP quando a PROCV não bastar

Assim como a PROCV, as funções ÍNDICE e CORRESP buscam dados de outro conjunto e os trazem para um local central. Porém, há diferenças importantes.

• A PROCV é uma fórmula mais simples. Já a combinação ÍNDICE e CORRESP tende a ser mais rápida em conjuntos muito grandes, que exigem milhares de buscas, porque reduz bastante o tempo de cálculo.
• As fórmulas ÍNDICE e CORRESP funcionam em qualquer direção. A PROCV, por sua vez, pesquisa apenas da esquerda para a direita. Ou seja, se a coluna de pesquisa estiver à direita da coluna de resultado, a PROCV exige que você reorganize as colunas, o que pode ser trabalhoso e gerar erros em grandes conjuntos.

Portanto, se a Planilha 1 e a Planilha 2 têm a coluna de correspondência em posições diferentes, a PROCV obriga a trocar colunas de lugar. Nesse caso, a melhor opção é ÍNDICE e CORRESP.

Exemplo prático

Veja um exemplo. Suponha que a Planilha 1 tenha os nomes dos alunos e seus e-mails de Hogwarts, e a Planilha 2 tenha os e-mails e o Patrono de cada aluno. Para quem não conhece a série, o Patrono é um animal guardião que cada bruxo ou bruxa possui. O e-mail aparece nas duas planilhas, mas em colunas diferentes. Por isso, usamos ÍNDICE e CORRESP, sem precisar trocar nenhuma coluna.

Na prática, a fórmula aninha a CORRESP dentro da ÍNDICE. Na fórmula abaixo, a parte da CORRESP aparece separada em cor para facilitar a leitura.

A estrutura é: =ÍNDICE(matriz da tabela; fórmula CORRESP)

Que se torna: =INDEX(table array; MATCH(lookup_value; lookup_array))

Com as variáveis do nosso exemplo: =INDEX(Sheet2!A:A;MATCH(Sheet1!C:C;Sheet2!C:C;0))

Cada variável cumpre uma função:

• Matriz da tabela: é o intervalo da Planilha 2 com os novos dados que queremos trazer para a Planilha 1. No exemplo, a coluna A, que contém o Patrono de cada aluno.
• Valor de pesquisa: é a coluna da Planilha 1 com os valores idênticos nas duas planilhas. No exemplo, a coluna de e-mails da Planilha 1, que é a coluna C.
• Matriz de pesquisa: é a coluna da Planilha 2 com os mesmos valores. Assim, no exemplo, é a coluna de e-mails da Planilha 2, também a coluna C.

Com as variáveis definidas, digite a fórmula na célula de cima da coluna Patrono, em branco, na Planilha 1. É ali que as informações combinadas vão aparecer.

14. Use a função CONT.SE para contar palavras ou números em qualquer intervalo

Em vez de contar à mão quantas vezes um valor aparece, deixe o Excel fazer o trabalho. Com a função CONT.SE, ele conta as ocorrências de uma palavra ou número em qualquer intervalo de células.

Imagine que você queira saber quantas vezes “Gryffindor” aparece no conjunto de dados.

A estrutura é: =CONT.SE(intervalo; critérios)

Com as variáveis do exemplo: =COUNTIF(D:D;“Gryffindor”)

Essa fórmula tem duas partes:

• Intervalo: é a área que a fórmula deve analisar. Aqui, como olhamos só a coluna D, usamos “D:D”. Se fossem as colunas C e D, usaríamos “C:D”.
• Critérios: é o número ou texto que você quer contar. Use aspas apenas quando o critério for texto. No exemplo, o critério é “Gryffindor”.

Para ver o resultado, basta digitar a fórmula CONT.SE em qualquer célula e pressionar Enter. Então, o Excel mostra quantas vezes “Gryffindor” aparece no conjunto.

15. Combine células usando o e comercial (&)

Bancos de dados costumam separar as informações para deixá-las o mais precisas possível. Por exemplo, em vez de uma coluna com o nome completo, há uma para o nome e outra para o sobrenome. Ou então a localização aparece dividida em cidade, estado e CEP. No Excel, você pode juntar essas partes em uma única célula usando o sinal “&” na fórmula.

A fórmula do exemplo fica assim: =A2&“ “&B2

Passo a passo para combinar nomes

Vamos entender o passo a passo com um exemplo. Suponha que você queira juntar nomes e sobrenomes em uma única coluna de nomes completos. Primeiro, posicione o cursor na célula vazia onde o nome completo deve aparecer. Em seguida, selecione a célula com o nome, digite o sinal “&” e selecione a célula com o sobrenome correspondente.

Mas ainda falta um detalhe. Se você digitar apenas =A2&B2, nome e sobrenome ficam grudados, sem espaço. Para incluir o espaço, use =A2&“ “&B2. Assim, as aspas com o espaço dentro dizem ao Excel para separar as duas partes com um espaço.

Para aplicar a fórmula em várias linhas, basta arrastar o canto da primeira célula para baixo, como mostrado no exemplo.

16. Adicione caixas de seleção

Se você usa uma planilha para acompanhar clientes e precisa marcar algo que não pode ser medido com números, pode inserir caixas de seleção em uma coluna.

Por exemplo, em uma planilha de clientes potenciais, você pode criar a coluna “Ligou neste trimestre?” e marcar a caixa sempre que fizer contato com cada cliente.

Veja como fazer. Primeiro, selecione a célula onde deseja adicionar a caixa. Depois, clique na guia DESENVOLVEDOR. Em seguida, em CONTROLES DE FORMULÁRIO, escolha a caixa de seleção, destacada na imagem abaixo.

Quando a caixa aparecer na célula, copie-a, selecione as outras células em que ela também deve aparecer e cole.

17. Crie um hiperlink de uma célula para um site

Se você usa a planilha para acompanhar métricas de redes sociais ou de um site, pode ser útil ter uma coluna com os links que cada linha monitora. Quando você digita um URL diretamente na célula, o Excel já o torna clicável. Mas, se quiser transformar um texto, como o título de uma página, em link, o procedimento é outro.

Selecione o texto que deseja transformar em link e pressione Shift + K. Em seguida, uma caixa vai aparecer para você colar o URL. Cole o endereço e pressione Enter ou clique em OK.

Se o atalho não funcionar, também é possível fazer manualmente: selecione a célula e clique em Inserir > Hiperlink.

18. Adicione menus suspensos

Em muitas planilhas, você escreve repetidamente palavras como “Sim”, “Não”, “Estágio do cliente”, “Líder de vendas” ou “Prospect”. Os menus suspensos evitam essa repetição, pois permitem escolher opções já prontas. Assim, a planilha fica mais organizada e padronizada.

Veja como criar um menu suspenso. Primeiro, selecione as células em que ele deve aparecer. Depois, clique no menu Dados, na barra superior, e escolha Validação de dados.

Em seguida, a janela de validação de dados se abre. Na opção Permitir, escolha Lista e, depois, a opção de lista suspensa. Por fim, marque a caixa de seleção na célula e clique em OK.

19. Use o pincel de formatação

Você já deve ter notado que o Excel tem muitos recursos para deixar a análise rápida. Mesmo assim, formatar uma planilha do seu jeito pode dar bastante trabalho.

Para não repetir os mesmos comandos de formatação várias vezes, use o pincel de formatação. Ele copia o estilo de uma área para outra. Basta selecionar a célula que você quer replicar e clicar no ícone de pincel na barra de ferramentas superior.

Atalhos de teclado do Excel

Criar relatórios no Excel costuma consumir bastante tempo. Como economizar tempo navegando, formatando e selecionando itens na planilha? Os atalhos de teclado são a resposta. Há muitos disponíveis, e abaixo estão alguns dos nossos favoritos.

Criar uma nova pasta de trabalho

PC: Ctrl+N | Mac: Comando+N

Selecionar a linha inteira

PC: Shift+Espaço | Mac: Shift+Espaço

Selecionar a coluna inteira

PC: Ctrl+Espaço | Mac: Control+Espaço

Selecionar o restante da coluna

PC: Ctrl+Shift+Seta para cima/baixo | Mac: Comando+Shift+Seta para cima/baixo

Selecionar o restante da linha

PC: Ctrl+Shift+Seta para direita/esquerda | Mac: Comando+Shift+Seta para direita/esquerda

Adicionar hiperlink

PC: Ctrl+K | Mac: Comando+K

Abrir a janela Formatar células

PC: Ctrl+1 | Mac: Comando+1

Somar automaticamente as células selecionadas

PC: Alt+= | Mac: Comando+Shift+T